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La nouvelle équipe trouve sa façon de coordonner

Il y a deux mois une nouvelle équipe a pris place à l’université. Comment fonctionne-t-elle ? C’est ce que nous avons voulu savoir et comprendre.

Mardi 19 mars, campus historique. Au deuxième étage de la Faculté de psychologie une vingtaine de personnes sont installées autour d’une table. Il s’agit du bureau de l’université composé par le président, les vice-présidents (VP), leurs délégués, le directeur général des services (DGS), la directrice de cabinet et la directrice de la communication. Petite nouveauté : celui-ci s’est délocalisé dans un collégium à quelques pas de son lieu habituel de réunion du mardi matin au Nouveau Patio sur le campus de l’Esplanade. Ce sera désormais le cas un mardi matin par mois. En effet, le mardi est le jour de réunion de la gouvernance de l’université. Entendez par là, ceux qui ont en charge la responsabilité de prendre les décisions pour faire tourner l’université, d’arbitrer, d’anticiper. Et toujours de veiller à ce que les décisions fassent vivre le projet d’établissement, puissent être soutenues financièrement. Il s’agit aussi de parler des difficultés rencontrées, des points de blocage et de trouver des solutions pour avancer. Les discussions se font toujours en lien avec la direction générale. À partir de là, il faut organiser le travail et faire en sorte que chacun trouve sa place dans la nouvelle équipe.

Travailler en mode partagé

Confiance, solidarité et efficacité pourraient être trois mots qui donnent l’intention. Confiance : nécessaire pour déléguer. Solidarité : indispensable pour travailler en équipe. Efficacité : utile pour gagner du temps et surtout tenter de ne pas en perdre ! Ajoutons à cela la volonté de travailler en mode partagé, car les projets en ont besoin. Pour cela, la nouvelle équipe s’est réunie en séminaire le 12 février pour décider des modes de fonctionnement et tout simplement mieux apprendre à travailler ensemble. Un comité de direction resserré a lieu chaque mardi matin de 9 h à 10 h. Il comprend le président, le premier VP, le VP finances, le VP ressources humaines, le DGS et la directrice de cabinet. On y instruit les affaires courantes, on décide des dossiers à instruire. Un mardi sur deux, c’est le bureau au complet avec le président et l’ensemble des vice-présidents, la direction générale, la direction de cabinet, l’agence comptable, la direction de la communication. Un temps de deux heures avec un ordre du jour précis, des dossiers préparés et présentés et des arbitrages de l’équipe pour une décision collégiale. Cette semaine par exemple, ils ont parlé du compte financier 2012, de la carte culture, de l’Idex. Enfin une fois par mois, le bureau élargi à toute l’équipe avec les VP délégués est délocalisé dans un collégium. Ce bureau élargi est suivi d’un moment de dialogue avec le collégium*. La volonté est d’écouter tous les acteurs, de voir ce qui fonctionne et ce qui peut-être amélioré.

Lettres de cadrage pour chaque VP et VP délégué
La nouvelle équipe, composée d’anciens et de nouveaux membres, s’est donnée deux mois pour mettre son fonctionnement en place, avec des « deadline », comme par exemple la réalisation des lettres de cadrage de chaque VP et VP délégué, ce qui permettra d’identifier qui fait quoi et les transversalités souhaitables. Ces dernières devront être finalisées mi-avril au plus tard. Parallèlement, la direction générale se réunit avec les directeurs/rices des services tous les lundis matin. Une réunion de 1h30 pour échanger sur des sujets transversaux. Et un séminaire sera organisé fin avril pour voir comment l’administration se met en place à partir des feuilles de route du président et des vice-présidents.

Armelle Tanvez

*L'Actu reviendra sur les discussions avec le collégium Sciences humaines et sociales dans un prochain numéro.

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Jean-Marc Jeltsch : « Ma priorité : promouvoir les compétences de l'université auprès des entreprises »

Au début de son nouveau mandat de vice-président Partenariats avec les entreprises, Jean-Marc Jeltsch nous livre ses idées pour faire de l'Université de Strasbourg (Unistra) un collaborateur incontournable des entreprises.

Après un an d’existence, quel bilan tirez-vous du travail accompli par la Société d’accélération de transfert de technologies (Satt) Conectus Alsace1 ?
2012 a été une année de mise en place et de démarrage. Il est donc difficile de dresser un état des lieux fonctionnel. La mise en route est un processus long du fait des différents instruments à développer et des ressources humaines à recruter. Par exemple, pour l’exécution financière des contrats, un outil a été développé pour permettre à tous les porteurs de projet de suivre en ligne l’état financier des comptes ouverts pour chacun de leurs contrats.
Une pleine activité implique également d’avoir une articulation cohérente entre les différents établissements associés. Plusieurs éléments ont ralenti l’activité de Conectus Alsace. Un des établissements associés a mis du temps à signer la convention cadre avec la Satt lui permettant de gérer les activités de valorisation de ses équipes de recherche, et le gouvernement a changé.
Néanmoins, cette année écoulée est positive. La création même de la Satt est un atout, notamment grâce au financement de la maturation2.

Dans cette nouvelle configuration, qu’en est-il du Service de valorisation de l’Unistra?
Le Service de valorisation existe encore mais dans un format très réduit et a vocation à devenir plus largement l’entité fonctionnelle du Service des activités industrielles et commerciales gérant toutes ces activités hors périmètre de Conectus Alsace. Il est en lien avec d’autres services et directions de l’Unistra, principalement la Direction financière et l’Agence comptable.
D’autre part, l’université, par le biais du Service de valorisation, a la responsabilité de produire tous les documents de suivi et de justification de l’emploi des fonds versés par l’ANR au bénéfice des établissements associés pour le fonctionnement de la Satt. 
De plus, sur certains dossiers de valorisation, l’Unistra reste décisionnaire ou doit arbitrer des choix, notamment en termes de propriété intellectuelle (PI) ou d’implication de personnels dans le cadre de la création d’entreprise. Le service assure également le suivi des retours sur exploitation de la PI, les conventions d’occupation temporaire par des tiers privés, etc.

Quels sont vos objectifs en tant que vice-président Partenariats avec les entreprises ?
Mes objectifs font écho au plan stratégique de l’Unistra dont l’une des six grandes priorités est d’abaisser les frontières entre les milieux académique et socio-économique.
L’un des enjeux majeurs de l’Unistra est d’être un acteur impliqué dans la cité et un moteur de croissance économique, dans le respect de ses missions de formation et de recherche.
Cela fait maintenant plus de dix ans que je m’attèle à cette tâche dans différents contextes. De nombreux partenariats et interactions avec les acteurs du développement économique du territoire ou de la formation et de l’emploi existent. Ainsi, je suis impliqué dans plusieurs conseils d’administration ou commissions, que ce soit dans les pôles de compétitivité comme Énergivie, les agences de développement économique ou les CCI, etc. L’université travaille également en étroite collaboration avec les collectivités territoriales sur les politiques d’innovation. Aujourd’hui, il s’agit de poursuivre dans la connaissance mutuelle entre acteurs à travers un véritable travail de « réseautage ».

Quelles actions originales allez-vous mettre en œuvre pour encourager les partenariats avec les entreprises ?
L’une de mes priorités est de mettre en valeur les compétences de nos enseignants-chercheurs ou personnels de tous les domaines, en développant le recours à leur expertise pour les entreprises. Pour le moment, cette démarche concerne le plus souvent des enseignants-chercheurs qui bénéficient d’une visibilité internationale, mais l’on peut être expert dans un domaine sans avoir cette stature.
Je collabore également avec mes collègues de l’équipe présidentielle dans le champ de la formation pour promouvoir les compétences de nos diplômés, en nous appuyant sur l’Espace avenir. Une idée forte est de développer des passerelles entre les établissements de formation pour permettre à nos étudiants d’enrichir ou revoir leur cursus. Dans cette optique, je travaille à un rapprochement avec la Chambre des métiers et de l’artisanat ainsi qu’avec la Chambre d’agriculture. Dans ce dernier cas, en effet, une part importante de l’activité industrielle locale est liée à l’agroalimentaire et l’Unistra reste encore assez pauvre en termes d’offres de formation et de recherche dans le domaine.
Enfin, je porte le projet d’usine-école EASE3, coconstruit avec Alsace BioValley, qui verra le jour en 2015. En offrant des formations (re)qualifiantes, EASE se veut être l’un des instruments de lutte contre le chômage pérenne.

Propos recueillis par Anne-Isabelle Bischoff

1Rapport d'activités de la Satt Conectus Alsace
2 fonds d'investissement pour soutenir les projets innovants à fort potentiel de valorisation et financer les étapes de "preuve de concept" et/ou prototypage

3 European aseptic and sterile environemment. Ce projet a été présenté dans L'Actu n°61 du 29 juin 2012. Un point complet sera fait dans un prochain numéro.

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Docteur honoris causa : trois personnalités dinstinguées

L'Université de Strasbourg décernera le titre de Docteur honoris causa à trois personnalités étrangères au parcours exceptionnel lors d'une cérémonie au Palais universitaire lundi 25 mars 2013. Créé en 1918, il s'agit de la distinction honorifique la plus élevée que l'Unistra puisse remettre.

Lors de la cérémonie, ouverte à toute la communauté universitaire, Vaira Vike-Freiberga, présidente de la République de Lettonie de 1999 à 2007, Carlo Ginzburg, historien et historien de l'art italien contemporain, et Jafar Panahi, cinéaste de la "nouvelle vague" iranienne représenté par sa fille Solmaz, se verront remettre l'insigne et le diplôme de docteur de l'Université de Strasbourg (Unistra). « Les personnalités choisies l'ont été en raison de leur expertise, de leurs réalisations scientifiques, de leurs œuvres artistiques mais surtout et avant tout, en raison de leur engagement profond à défendre les valeurs humanistes et ce, par-delà les frontières », confie Alain Beretz, président de l'Unistra.
S'en suivra, à partir de 18h30 au Palais U, un débat intitulé "Parcours d'exception : quels combats ? quels engagements" animé par Sylvain Schirmann, directeur de l'Institut d'études politiques de Strasbourg, avec la participation de Vaira Vike-Feriberga et Carlo Ginzburg. Le film documentaire de Jean-Louis Comolli, L'Affaire Sofri, inspiré du livre de l'historien italien* sera projeté à 20h30 en présence de Carlo Ginzburg qui proposera sa version des faits sur cette erreur judiciaire. Le débat et la projection sont ouverts à tous les Strasbourgeois sur inscription dans la limite des places disponibles. 

*Le Juge et l'Historien : considérations en marge du procès Sofri, Lagrasse, Editions Verdier, Paris, 1997.

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Pari gagné pour la première Matinale de l’université

Échanger entre différents acteurs – au maximum 10 à 12 personnes – et en direct avec le président : telle est l’ambition des Matinales de l’université. La première édition a eu lieu vendredi 15 mars au Collège doctoral européen. Retour sur ces premiers échanges.

« On peut parler de tout » a annoncé Alain Beretz en introduction de la première matinale de l’université, vendredi 15 mars dans le salon finlandais du Collège doctoral européen. Sans détour ni circonvolution, il s’agit de faire part de son vécu, de ses attentes, de ses besoins et de ses colères. Un moment de discussion entre le président et différents membres de la communauté universitaire, telle est l’ambition des Matinales de l’université. Cette première édition avait pour thème « Être étudiant en 2013 », presque un sujet de philo… Et le moins que l’on puisse dire, c’est que l’échange a été fécond. Prenez six étudiants, tous différents, choisis au hasard de leurs parcours mais avec le souci d’une variété de profils tant dans les choix de discipline que de vie. Ajoutez-y un alumni, deux vice-présidents et deux responsables de services axés sur la vie étudiante, un président, mélangez le tout, cela donne une envie de continuer !

Davantage d’échanges avant, pendant et après les cours

Au cœur des échanges, le lien entre l’étudiant et l’enseignant. Ou plutôt le désir de davantage de lien. Les étudiants ont en effet tous suggéré plus de contacts, d’échanges avant, pendant et après les cours. Les attentes sont fortes mais insatisfaites aujourd’hui. Alors ils l’ont dit, presque en chœur et sans s’être concertés. Mais ils ont aussi discuté de la difficulté d’être étudiant et salarié, tout en indiquant parfois avoir fait ce choix ou travailler par obligation, mais en retirer une véritable expérience, même s’il faut jongler. Et ils ont souligné, à ce sujet la compréhension des professeurs pour s’adapter.
Les difficultés de la vie ou encore le lieu préféré à l’université – plébiscite pour la Misha – ont aussi eu leur place dans l’échange. Échange pendant lequel les participants n’ont pas vu le temps passer et où tout le monde s’est écouté, a argumenté son point de vue. La conclusion revient aux étudiants : « c’est riche de se parler entre étudiants de différentes disciplines, et avec d’autres acteurs, on pensait que ce serait convenu mais non on a vraiment échangé. Alors maintenant on voudrait continuer, ce serait dommage de s’arrêter là ! » Pari gagné !

Armelle Tanvez

La prochaine Matinale de l’université aura lieu jeudi 23 mai. Cette fois-ci l’université se délocalisera au Parlement européen pour échanger avec des parlementaires.

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Itinéraire d’alumni : Aurore Dechambre, l’intelligence économique

Franc-comtoise, Aurore Dechambre n’a fait qu’un tout petit passage de deux ans à Strasbourg, le temps de passer un DUT Info-com à l’IUT Robert-Schuman à Illkirch. Un court passage dont elle garde néanmoins un magnifique souvenir, et qui a pu, de plus, lui mettre parfaitement le pied à l’étrier.

« Après le bac, à Besançon, j’avais vraiment envie de poursuivre mes études à Strasbourg, pour connaître une autre ville, un autre espace. Au départ, je pensais plutôt m’orienter vers des études d’arts appliqués, pour déboucher sur un métier graphique, mais j’ai raté le concours d’entrée. Alors, j’ai choisi de me diriger vers l’information et la communication. » Aurore s’inscrit alors à l’IUT Robert-Schuman d’Illkirch, en département Information-communication, option Gestion des documents dans les organisations.
« J’ai beaucoup apprécié la formation que j’ai reçue à l’IUT. C’était fonctionnel et concret. J’ai eu le sentiment d’apprendre beaucoup de choses en deux ans. On a pu aussi faire le tour de tous les métiers qui touchent à la communication. Par le biais des techniques documentaires, j’ai découvert la veille et l’intelligence économique. J’ai pris conscience que ça correspondait bien avec mon côté fouineur et entêté. »

La veille, paradis des « curieux »

N’ayant pas trouvé de licence professionnelle correspondant à ses attentes, Aurore poursuit ses études en préparant une licence de communication « classique » à Rennes. Elle enrichit ainsi ses connaissances théoriques et se prépare au master.
« Aujourd’hui, je suis en apprentissage universitaire. Je travaille à l’Agence France Presse (AFP)* comme chargée d’études et d’analyse, et parallèlement, je suis une formation de master professionnel co-habilitée par Paris-Est et l’École de commerce Novancia sur l’intelligence économique et l’analyse des risques. À l’AFP, je travaille avec mon tuteur à la mise en place d’une cellule de veille au sein du service marketing. Toute la méthodologie est à construire. La veille porte sur le marketing : que font les concurrents, que proposent-ils, mais aussi sur les nouveaux formats journalistiques, dans tous les champs multimédias. C’est un projet très lourd, mais c’est passionnant. Et le fait d’être apprentie sur deux ans, permet de voir aboutir un certain nombre de choses ».

La stratégie d’influence, une compétence recherchée

Quant à la suite des événements, Aurore est optimiste et ne manque pas d’idées : « le lobbying, l’intelligence économique sont des fonctions qui se développent beaucoup actuellement en entreprise. Ce qui me plaît dans cette démarche, c’est l’idée de réfléchir à une stratégie d’influence, en étant créatif. De plus, la demande émane d’entreprises complètement différentes et donc ça me permettra de changer souvent de domaine. »
Son passage à Strasbourg, bien que bref, lui laisse un excellent souvenir. « Plus que cela, Strasbourg me manque. J’ai été vraiment bien accueillie et j’adore cette ville et le climat alsacien (hivers rudes, étés chauds), la richesse de la vie culturelle (musique, théâtres, musées), la proximité de l’Allemagne. À l’IUT, je me suis sentie vraiment à ma place. Et j’ai apprécié de pouvoir profiter des équipements de l’université : bibliothèque universitaire, resto U, équipements sportifs, etc. » Bref, un passage court, mais intense et déterminant, à l’Université de Strasbourg.

Caroline Laplane

*L’AFP est une agence de presse mondiale fournissant de l’information en vidéo, texte, photo, multimédia et infographie sur les événements qui font l’actualité internationale. Elle emploie 2 600 personnes dont 1 500 journalistes.

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Dans la peau de la principale organisatrice de la Journée portes ouvertes

Le soleil vient à peine de se lever, et illumine déjà le grand chapiteau blanc qui se dresse sur la place rouge de l’Université de Strasbourg (Unistra). Il est 6h50, samedi 9 mars 2013, Anne-Laure Bittmann, chargée de projets de l'Espace avenir, vient d’arriver sur son lieu de travail. Aujourd’hui, six mois de préparation se concrétisent… c’est la JPO.

Anne-Laure l’organise chaque année depuis la fusion de l’Unistra, en 2009, et pourtant le stress est toujours le même, il faut que tout soit parfait. En effet, l’université investit près de 20 000 euros pour cette manifestation importante qui accueille environ 8 000 personnes. Comme à chaque fois, les 22 personnels d’Espace avenir sont solidaires. La veille, ils ont collé ensemble 150 affiches et ont mis en place les points d'accueil. Ils ont utilisé pour cela, les grilles que la ville de Strasbourg a prêtées pour l’occasion. C’était sans compter les risques de vols. Oui, oui, Anne-Laure a passé une heure à compter toutes les grilles et il en manquait bien six ! Et six grilles ça coûte 2 000 euros ! Alors, il a fallu développer ses compétences d’enquêteur, réfléchir comme Sherlock Holmes et surtout passer beaucoup de coups de fil. Rien de grave, un simple malentendu avec une composante. Échange effectué, résultat : 2 h 30 de perdu. Cette mise en bouche la prépare pour la journée du lendemain. Alors elle s'est bien équipée : kit main libre, vélo emprunté à une amie, vêtements confortables…

Derniers préparatifs

Il est nécessaire d’arriver tôt le jour J afin d’effectuer les derniers préparatifs : raccrocher les affiches tombées pendant la nuit et gonfler les 1 000 ballons. Ces derniers aux couleurs de l’événement, bleu et orange, doivent permettre au visiteur de repérer les zones de visite. « Avant, les couleurs étaient le violet et l'orange mais le bleu est la couleur de l’Unistra et de l’Université de Haute-Alsace, alors cette année on s’est mis au diapason. » Les deux universités ont travaillé en collaboration pour mettre en place le site web et les partenariats avec des entreprises. Anne-Laure a fourni un énorme travail en amont. Elle a pris contact avec la mairie de Strasbourg, avec les composantes de l’Unistra pour réunir le programme des différentes présentations et manifestations. Elle a recruté des vacataires, diffusé l’information auprès des lycéens et étudiants car la JPO c’est aussi la présentation des masters et doctorats.
Il est 8h30, le reste des 18 vacataires arrivent pour se mettre en poste, Anne-Laure leur fait un briefing. Chacun doit avoir sur lui son sweat orange et le planning de la journée. Ils prennent aussi des guides Ulysse et des jeux-questionnaires qui doivent être distribués aux visiteurs. En remplissant ces derniers, les joueurs peuvent gagner des livres, un iPod, des billets pour un Parc aventure, etc. Grâce aux informations récoltées, Anne-Laure pourra avoir un retour sur la manifestation et utilisera les données pour son bilan. Cette évaluation lui permettra de tirer des conclusions pour l’organisation de la prochaine JPO.

Pas le temps de s'asseoir

Le public est au rendez-vous, les journalistes aussi. France Bleu et France 3 sont venus interviewer Anne-Laure. L’information régionale sur France 3 présente la JPO en deuxième titre ce midi. La journée se pare de belles couleurs orange et bleu, les guides JPO sont également là pour orienter les visiteurs. À l’heure de la pause déjeuner pour les vacataires, Anne-Laure est avec la présidence au pot d’honneur, véritable moment de convivialité entre Alain Beretz et le personnel. Son téléphone sonne à nouveau, elle a eu à peine le temps de s'asseoir.
L’après-midi est rythmée avec les départs des visites guidées du campus. Anne-Laure court encore et enfin, à 16h, elle a cinq minutes à elle, elle s’assoit. Pas longtemps, il est l’heure de ranger. À 17h15, c’est fini, et une ola générale l’accueille. Pour la remercier de tout le travail effectué, ses collègues lui offrent un bouquet d’art floral. Gênée, elle rougit, heureuse de cette très belle journée et déclare à tous : « À l’année prochaine ».

Aude Nowak

étudiante en master 1 Communication scientifique

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